nominaHQ — la plataforma de nómina de Panamá para proveedores de servicios de nómina, BPO y contadurías.
Esta guía cubre desde el acceso inicial hasta la presentación ante la CSS y la DGI, con el respaldo legal de cada cálculo.
nominaHQ es una plataforma multi-empresa diseñada para quien procesa nómina de terceros en Panamá.
El modelo central distingue dos niveles:
Su empresa de servicios de nómina, BPO o contaduría. Tiene su propia base de datos aislada y su subdominio (por ejemplo acme.nominahq.cloud).
Cada cliente cuyo personal usted procesa. Se gestionan dentro del mismo inquilino y se cambian con el selector de empresa de la barra superior.
Cada usuario tiene un rol que define lo que puede hacer. Las acciones sensibles —aprobar y contabilizar planillas, gestionar usuarios, exportar— se controlan por rol. Las pantallas marcadas “solo administradores” únicamente son visibles y editables para el rol administrador.
Acceda, elija su empresa cliente y conozca la barra superior.
Antes de correr la primera planilla, configure los datos que determinan las tasas legales de cada empresa cliente.
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Distrito | Determina la región de salario mínimo (Región 1 / Región 2) según el Decreto Ejecutivo No. 13 de 2025. |
| Código CIIU | Fija la tasa de Riesgos Profesionales patronal de la empresa. |
| Número patronal (CSS) | Se usa en la planilla SIPE y en la Planilla 03. |
| Actividad de salario mínimo | Junto con la región, fija el mínimo por hora aplicable a la empresa. |
| Frecuencia de pago | Quincenal (predeterminada en Panamá), mensual o semanal. |
En Maestra → Numeración de Empleados el administrador define la máscara de la ficha (por ejemplo E-0000) y, opcionalmente, fuerza la numeración automática para que los usuarios no la escriban a mano. Ver capítulo 5.
El menú Maestra reúne los catálogos que alimentan la nómina de cada empresa.
Estructura organizativa para clasificar al personal y los reportes.
Para distribuir el gasto de planilla por área.
Ingresos, deducciones y aportes patronales. Cada concepto indica si está afecto a CSS, Seguro Educativo e ISR.
Catálogo de bancos panameños para la cuenta de cada empleado (dispersión ACH).
Al crear una empresa se siembran los conceptos legales: Salario, Horas Extras, Vacaciones (cotizable), Bonificación, Comisión, CSS, Seguro Educativo, ISR, Pensión Alimenticia, Embargo, y los aportes patronales (CSS, Seguro Educativo, Riesgos). Puede agregar conceptos propios.
El registro del empleado concentra su identidad legal, su contrato y sus datos de pago.
En Maestra → Numeración de Empleados (solo administradores) define cómo se asigna la ficha:
| Máscara | Resultado |
|---|---|
| E-0000 | E-0001, E-0002, E-0003 … |
| EMP-000 | EMP-001, EMP-002 … |
| (en blanco) | Se infiere a partir de los códigos existentes. |
La secuencia de ceros es el consecutivo automático; el resto es texto literal. Con Forzar numeración automática activado, el campo de código del empleado queda de solo lectura y se asigna solo.
Todas las tasas provienen de parámetros con vigencia por fecha; el motor nunca usa valores fijos en el código.
| Concepto | Empleado | Empleador |
|---|---|---|
| Seguro Social | 9.75% | 13.25%* |
| Seguro Educativo | 1.25% | 1.50% |
| Riesgos Profesionales | — | según CIIU |
*Cuota patronal con rampa de la Ley 462 de 2025: 13.25% (abr-2025), 14.25% (mar-2027), 15.25% (mar-2029).
La base es la renta neta gravable: el salario gravable menos la cuota obrera de CSS (9.75%) y de Seguro Educativo (1.25%). El motor anualiza esa base (incluyendo el décimo, método ×13 de la DGI) y aplica la tabla progresiva:
| Renta neta gravable anual | Tasa |
|---|---|
| Hasta B/. 11,000 | 0% |
| De 11,000 a 50,000 | 15% |
| Más de 50,000 | B/. 5,850 + 25% |
Una planilla recorre cuatro estados, con acciones controladas en cada etapa.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Calculada; puede recalcularse o eliminarse. |
| Aprobada | Confirmada; se aplican los descuentos de préstamos. |
| Pagada | Marcada como pagada al personal. |
| Contabilizada | Genera el asiento contable balanceado. |
El décimo se paga en tres partidas y tiene un régimen de CSS reducido.
Se paga en tres partidas iguales: 15 de abril, 15 de agosto y 15 de diciembre. Cada partida equivale a 1/12 de lo devengado del cuatrimestre — incluyendo salario, horas extras, comisiones y bonificaciones cotizables del período.
| Concepto | Empleado | Empleador |
|---|---|---|
| Seguro Social (décimo) | 7.25% | 10.75% |
| Seguro Educativo | no aplica | no aplica |
| ISR | vía planilla ordinaria | — |
Las novedades del período se calculan con su respaldo legal y se integran a la planilla.
Se acumulan 30 días por cada 11 meses de trabajo continuo (Art. 54). En Nómina → Vacaciones consulta los días y el valor acumulado por empleado y registra solicitudes. Para personal con pago variable, el valor usa el promedio de remuneración ordinaria y extraordinaria.
| Tipo | Recargo |
|---|---|
| Diurna extraordinaria | +25% |
| Nocturna / mixta extraordinaria | +50% |
| Día de descanso semanal / domingo | +50% |
| Día feriado o de duelo nacional | +150% |
La calculadora en Nómina → Horas Extras usa la jornada del empleado para el valor de la hora y avisa si se excede el máximo legal (3 h/día, 9 h/semana, Art. 36).
El finiquito y el aporte trimestral que lo respalda.
En Nómina → Liquidación elija el empleado, la fecha de terminación y la causa. El sistema desglosa:
| Componente | Base legal |
|---|---|
| Preaviso | Un mes de salario si no se dio el aviso (Art. 211/212). |
| Prima de antigüedad | Una semana por año, en toda terminación (Ley 44/1995). |
| Indemnización | Solo por despido injustificado (Art. 225). |
| Vacaciones proporcionales | Acumulado pendiente, promedio Art. 54. |
| Décimo proporcional | Acumulado desde la última partida. |
El empleador debe aportar trimestralmente al Fondo de Cesantía. El reporte Reportes → Fondo de Cesantía calcula, por empleado, el aporte del trimestre:
| Componente | % del salario trimestral |
|---|---|
| Prima de antigüedad | 1.92% |
| Indemnización (5% de la cuota) | 0.327% |
| Aporte trimestral | ≈ 2.25% |
La plataforma protege el salario aplicando los topes y la prelación que exige el Código de Trabajo.
| Regla | Base legal |
|---|---|
| El total de deducciones (salvo pensión alimenticia) no excede el 50% del salario en dinero. | Art. 161 |
| El salario hasta el mínimo legal es inembargable: el neto no baja del salario mínimo del período (excepto por pensión alimenticia). | Art. 162 |
| La pensión alimenticia tiene preferencia y se aplica primero, exenta del tope del 50% y del embargo. | Art. 161 |
| Los anticipos/préstamos del empleador no exceden el 15% del salario del período. | Art. 161 |
Diez reportes en PDF, personalizables visualmente y con el logo de cada empresa.
Recibo de pago · Carta de trabajo · Constancia de ingresos · Pagaré / anticipo · Liquidación.
Planilla (resumen) · Aportes a la CSS · Cuadre planilla vs CSS · Proyección de ISR · Vacaciones acumuladas.
En Configuración → Diseñador de Reportes abra cualquier reporte en el diseñador visual (Stimulsoft). Mueva campos, ajuste estilos y guarde: la plantilla se conserva por empresa y se usa para los PDF de esa empresa. El logo de la empresa aparece en las plantillas automáticamente.
Genere los archivos para la CSS y la DGI directamente desde la planilla.
| Exportación | Destino | Contenido |
|---|---|---|
| SIPE — Carga Masiva | CSS | Planilla mensual: número patronal, período y, por empleado, salario y rubros de ingreso (formato .xlsx de 25 columnas). |
| Planilla 03 (Informe 03) | DGI · e-Tax 2.0 | Reporte mensual de ISR del empleador (.xlsx de 33 columnas). |
| Asiento al mayor | CifraHQ | Lote de diario balanceado, enviado por la integración contable. |
| Archivo ACH | Banco | Dispersión de salarios al banco (complemento ACH). |
Cada empleado puede autoatenderse, sin ver datos de otros.
Descarga sus propios recibos de pago en PDF.
Consulta su saldo y envía solicitudes.
Carta de trabajo y constancia de ingresos en PDF.
Ve sus préstamos (con pagaré) y edita su contacto.
Resumen de las tasas y reglas que aplica el motor. Las tasas tienen vigencia por fecha y se actualizan con la ley.
| Concepto | Empleado | Empleador | Notas |
|---|---|---|---|
| Seguro Social | 9.75% | 13.25% | Rampa Ley 462 (→14.25% 2027, →15.25% 2029) |
| Seguro Educativo | 1.25% | 1.50% | No aplica al décimo |
| Riesgos Profesionales | — | según CIIU | Por actividad de la empresa |
| CSS sobre décimo | 7.25% | 10.75% | Régimen reducido |
| ISR | 0% / 15% / 25% | Tramos 11,000 y 50,000; base neta gravable ×13 | |
| Vacaciones | 30 días / 11 meses | Promedio Art. 54 si hay pago variable | |
| Horas extras | +25 / +50 / +150% | Diurna / nocturna-descanso / feriado | |
| Prima de antigüedad | 1 semana / año | Toda terminación | |
| Fondo de Cesantía | ≈ 2.25% trimestral | 1.92% prima + 0.327% indemnización | |
| Tope de deducciones | 50% | Salvo pensión alimenticia (Art. 161/162) | |
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