Planilla 03: el informe de salarios ante la DGIPlanilla 03: the salary report filed with the DGI

La Planilla 03 (también llamada Formulario 03) es el informe que todo empleador presenta a la Dirección General de Ingresos (DGI) para declarar los salarios pagados a cada colaborador y el impuesto sobre la renta (ISR) retenido. No debe confundirse con la planilla de la Caja de Seguro Social (el SIPE): son dos obligaciones distintas.The Planilla 03 (also called Form 03) is the report every employer files with Panama's tax authority (DGI) to declare the salaries paid to each worker and the income tax (ISR) withheld. Don't confuse it with the Social Security payroll (the SIPE): they are two separate obligations.

¿Quién debe presentar la Planilla 03?Who must file the Planilla 03?

Todo empleador —persona natural o jurídica— que tenga una planilla activa. Se presenta en línea, con el RUC y el NIT del contribuyente, a través del sistema de la DGI.Every employer —individual or company— with an active payroll. It's filed online, using the taxpayer's RUC and NIT, through the DGI's system.

¿Cada cuánto se presenta?How often is it filed?

Desde la Resolución 201-4853 de 2022, la Planilla 03 se presenta de forma mensual. El plazo es de hasta 60 días calendario después del mes reportado, según el calendario que publica la DGI. Antes se presentaba de forma semestral.Since Resolution 201-4853 of 2022, the Planilla 03 is filed monthly. The deadline is up to 60 calendar days after the reported month, per the calendar the DGI publishes. It used to be filed twice a year.

¿Qué información incluye?What information does it include?

Por cada colaborador, la Planilla 03 reporta los salarios y remuneraciones pagadas en el período y el ISR retenido. Es la base con la que la DGI concilia las retenciones de impuesto sobre la renta de los trabajadores.For each worker, the Planilla 03 reports the salaries and pay for the period and the ISR withheld. It's the basis the DGI uses to reconcile workers' income-tax withholdings.

Multas por no presentarlaPenalties for not filing it

La multa por no presentar la Planilla 03, o presentarla tarde, es de B/.1,000 por cada mes no presentado. Presentarla a tiempo evita sanciones y mantiene en orden las retenciones de ISR de tu personal.The penalty for not filing the Planilla 03, or filing it late, is B/.1,000 for each month not filed. Filing on time avoids penalties and keeps your staff's ISR withholdings in order.

Planilla 03 (DGI) vs. planilla de la CSS (SIPE)Planilla 03 (DGI) vs. CSS payroll (SIPE)

	Planilla 03Planilla 03	SIPE (CSS)SIPE (CSS)
EntidadAuthority	DGI	Caja de Seguro SocialSocial Security (CSS)
Qué declaraWhat it declares	Salarios e ISR retenidoSalaries and ISR withheld	Cuota obrero-patronal (seguridad social)Employee/employer social-security contribution
PeriodicidadFrequency	MensualMonthly	MensualMonthly

Las dos son mensuales y obligatorias, pero ante entidades diferentes. Conoce más sobre el SIPE y la cuota de la CSS (Ley 462).Both are monthly and mandatory, but with different authorities. Learn more about the SIPE and the CSS contribution (Ley 462).

Cómo generar la Planilla 03 con NominaHQHow to generate the Planilla 03 with NominaHQ

NominaHQ arma la estructura de la Planilla 03 a partir de tu planilla del mes, con los salarios y el ISR retenido de cada colaborador, lista para subir al sistema de la DGI. Así presentas a tiempo y sin recapturar datos a mano.NominaHQ builds the Planilla 03 file from your monthly payroll, with each worker's salary and ISR withheld, ready to upload to the DGI's system. You file on time without re-typing data by hand.

Fuente: Dirección General de Ingresos (MEF), Resolución 201-4853 de 8 de julio de 2022. Guía referencial; confirma el calendario y los plazos vigentes en la DGI o con tu contador.Source: Panama tax authority (DGI, MEF), Resolution 201-4853 of July 8, 2022. Reference only; confirm the current calendar and deadlines with the DGI or your accountant.