Política de PrivacidadPrivacy Policy

1. Responsable del tratamiento1. Data controller

El responsable es P4 Software (parte de Grupo Barrdega), con domicilio en Avenida de los Periodistas, Betania, Ciudad de Panamá, República de Panamá. Correo de contacto: sales@p4.software · Tel. +507 209-6996.The controller is P4 Software (part of Grupo Barrdega), located at Avenida de los Periodistas, Betania, Panama City, Republic of Panama. Contact email: sales@p4.software · Tel. +507 209-6996.

2. Nuestro rol: responsable y encargado2. Our role: controller and processor

Distinguimos dos situaciones, según la Ley 81:We distinguish two situations under Law 81:

• Como responsable: de los datos de los visitantes del sitio y de los titulares de cuenta (la persona que se registra y administra la empresa cliente).As controller: for data of site visitors and of account holders (the person who signs up and administers the client company).
• Como encargado (custodio): de los datos de los colaboradores y de la planilla que una empresa cliente carga en NominaHQ. En ese caso, la empresa cliente es la responsable de esos datos y nosotros los tratamos por cuenta y bajo las instrucciones de ella, únicamente para prestar el servicio.As processor (custodian): for the employee and payroll data a client company loads into NominaHQ. In that case, the client company is the controller of that data, and we process it on its behalf and under its instructions, solely to provide the service.

3. Datos que tratamos3. Data we process

a) De visitantes del sitioa) From site visitors

El sitio nominahq.cloud no utiliza cookies de rastreo ni herramientas de analítica de terceros. Si nos escribes por el formulario, correo o WhatsApp, tratamos los datos que nos facilites (nombre, correo, empresa y tu mensaje).The nominahq.cloud site uses no tracking cookies or third-party analytics. If you contact us via the form, email or WhatsApp, we process the data you provide (name, email, company and your message).

b) De titulares de cuentab) From account holders

Al crear una cuenta tratamos tu nombre, correo, contraseña (almacenada cifrada), datos de tu empresa y los datos de facturación que gestiona nuestro procesador de pagos.When you create an account we process your name, email, password (stored encrypted), your company details and the billing data managed by our payment processor.

c) De colaboradores (cargados por el cliente)c) From employees (loaded by the client)

Para calcular la planilla, la empresa cliente carga datos de sus colaboradores: nombre, cédula, número de CSS, salario, datos bancarios y conceptos de planilla. Estos datos se tratan como encargado, según se indica en la sección 2.To compute payroll, the client company loads employee data: name, national ID, CSS number, salary, bank details and payroll items. This data is processed as a processor, as set out in section 2.

4. Finalidades y base legal4. Purposes and legal basis

Tratamos los datos para: (i) prestar y administrar el servicio NominaHQ; (ii) gestionar tu cuenta y soporte; (iii) procesar pagos; (iv) cumplir obligaciones legales; y (v) comunicarte información del servicio. La base de legitimación es, según el caso, la ejecución del contrato, tu consentimiento, el interés legítimo o el cumplimiento de una obligación legal, conforme a la Ley 81. No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad de terceros.We process data to: (i) provide and administer the NominaHQ service; (ii) manage your account and support; (iii) process payments; (iv) meet legal obligations; and (v) send you service information. The legal basis is, as applicable, performance of the contract, your consent, legitimate interest, or compliance with a legal obligation, under Law 81. We do not sell your data or use it for third-party advertising.

5. Encargados y terceros5. Processors and third parties

Nos apoyamos en proveedores que tratan datos por cuenta nuestra bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad:We rely on providers who process data on our behalf under confidentiality and security agreements:

• Microsoft Azure — infraestructura en la nube y alojamiento.Microsoft Azure — cloud infrastructure and hosting.
• Microsoft Forms — formularios de contacto y solicitudes.Microsoft Forms — contact and request forms.
• Stripe — procesamiento de pagos (dentro de la aplicación).Stripe — payment processing (inside the application).

Algunos de estos proveedores pueden tratar datos fuera de Panamá. En esos casos exigimos garantías adecuadas de protección, conforme a la Ley 81. También podremos divulgar datos cuando lo exija una autoridad competente o la ley.Some of these providers may process data outside Panama. In those cases we require adequate protection safeguards, under Law 81. We may also disclose data when required by a competent authority or by law.

6. Conservación6. Retention

Conservamos los datos mientras tu cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades de esta política y las obligaciones legales y contables aplicables. Tras la terminación, podrás solicitar la exportación o eliminación de tus datos, salvo aquellos que debamos conservar por ley.We keep data while your account is active and for as long as needed to fulfill the purposes of this policy and applicable legal and accounting obligations. After termination, you may request export or deletion of your data, except data we must retain by law.

7. Seguridad7. Security

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), contraseñas almacenadas con hashing, aislamiento de los datos por empresa (cada cliente tiene su base de datos separada) e infraestructura en Microsoft Azure. Ningún sistema es 100% infalible, pero trabajamos para proteger tu información de forma continua.We apply reasonable technical and organizational measures: encryption in transit (HTTPS/TLS), hashed passwords, data isolation per company (each client has its own separate database) and Microsoft Azure infrastructure. No system is 100% foolproof, but we work continuously to protect your information.

8. Tus derechos8. Your rights

Conforme a la Ley 81, como titular tienes derecho a acceder, rectificar, cancelar (suprimir), oponerte al tratamiento y a la portabilidad de tus datos. Para ejercerlos, escríbenos a sales@p4.software; responderemos en los plazos legales. Si los datos corresponden a colaboradores cargados por una empresa cliente, dirige tu solicitud a esa empresa (responsable) y nosotros la apoyaremos como encargado. También puedes acudir a la ANTAI (Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información) como autoridad de protección de datos en Panamá.Under Law 81, as a data subject you have the right to access, rectify, cancel (delete), object to processing, and to portability of your data. To exercise them, write to sales@p4.software; we will respond within the legal timeframes. If the data belongs to employees loaded by a client company, address your request to that company (controller) and we will support it as processor. You may also turn to ANTAI (Panama's National Authority for Transparency and Access to Information) as the data protection authority.

9. Cookies9. Cookies

El sitio nominahq.cloud no usa cookies de rastreo. La aplicación usa una cookie de sesión esencial para mantener tu sesión iniciada. Más detalles en nuestra Política de Cookies.The nominahq.cloud site uses no tracking cookies. The application uses an essential session cookie to keep you signed in. More details in our Cookie Policy.

10. Menores de edad10. Minors

NominaHQ es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de edad. No recopilamos datos de menores de forma consciente a través del sitio.NominaHQ is a service for businesses and is not directed at minors. We do not knowingly collect data from minors through the site.

11. Cambios a esta política11. Changes to this policy

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de última actualización. Los cambios sustanciales se comunicarán por los medios razonables.We may update this policy. We will post the current version on this page with its last-updated date. Material changes will be communicated through reasonable means.

12. Contacto12. Contact

Para cualquier consulta sobre esta política o sobre tus datos: sales@p4.software · +507 209-6996 · Avenida de los Periodistas, Betania, Ciudad de Panamá.For any question about this policy or your data: sales@p4.software · +507 209-6996 · Avenida de los Periodistas, Betania, Panama City.